Tugas
Manajemen Perawatan
“Organisasi
Manajemen Perrawatan”
Disusun Oleh :
Disusun Oleh:
Edy Muchsin Saputro 4125111066
TEKNIK
INDUSTRI
UNIVERSITAS
TEKNOLOGI YOGYAKARTA
2014
A. Pentingnya bagian Perawatan:
Dalam
suatu perusahaan baik kecil maupun besar memerlukan suatu bagian perawatan,
baik itu industri manufaktur maupun industri jasa. Produk yang dibuat industri
harus mempunyai hal-hal berikut:
•
Kualitas baik
•
Harga pantas
•
Di produksi dan diserahkan ke konsumen dalam waktu yang cepat.
Oleh karena itu
proses produksi harus didukung oleh peralatan yang siap bekerja setiap saat dan
handal. Untuk mencapai hal itu maka peralatan-peralatan penunjang proses produksi
ini harus selalu dilakukan perawatan yang teratur dan terencana..
Hal yang perlu
di perhatikan adalah struktur organisasi dalam perusahaan itu, dimana bagian
perawatan akan di tempatkan dalam struktur perusahaaan itu yang akan tergantung
dari perusahaan/pemilik modal.
B. Tujuan pemeliharaan yang dapat
didefinisikan dengan jelas sebagai berikut:
- Untuk memperpanjang usia kegunaan asset (yaitu
setiap bagian dari suatu tempat kerja, bangunan dan isinya.
- Untuk menjamin ketersediaan optimum peralatan yang
dipasang untuk produksi atau jasa dan mendapatkan laba investasi (return
of investment) maksimum mungkin.
- Untuk menjamin kesiapan operasional dari keseluruhan
peralatan pabrik.
- Untuk menjamin keselamatan orang yang menggunakan
peralatan itu.
C. Istilah-istilah:
- Pemeliharaan
(maintenance) adalah suatu cara yang digunakan untuk memperpanjang
usia dari suatu peralatan sehingga usia pakainya dapat mencapai maksimal.
- Pemeliharaan
darurat (emergency maintenance) adalah cara yang digunakan untuk
mengatasi suatu masalah yang terjadi pada peralatan yang terjadi secara
tiba-tiba tanpa terduga.
- Pemeliharaan
terencana (planned maintenance) adalah cara yang digunakan untuk
melakukan perawatan dimana jadwl dari perawatan sesuai dengan apa yang
dikehendaki.
- Rusak (breakdown) adalah suatu keadaan dimana
peralatan tidak dapat beriperasi seuai dengan keinginan sipengguna.
- Pemeliharaan korektif (corrective maintenance)
adalah perawatan yang dilakukan dengan cara mengecek keadaan dari suatu
mesin.
- Pemeliharaan
pencegahaan (preventive maintenance) adalah perawatan yang
dilakukan sebelum terjadi kerusakan.
- Pemeliharaan jalan (running maintenance)
adalah perawatan dengan jalan melihat keadaan mesin sedang digunakan dan
bila terjadi kejangalan maka langsung dilakukan perbaikan tak harus
mengganggu proses produksi.
- Pemeliharaan berhenti (Shutdown maintenance)
adalah perawatan atau perbaikan dimana peralatan dikondisikan tidak dapat
dioperasikan.
- Daftar inventaris pabrik (Plant inventory)
adalah data keadaan peralatan yang ada di pabrik.
- Program pemeliharaan (maintenance program)
adalah program yang digunakan untuk melakukan perawatan dan perbaikan dari
peralatan.
- Jadwal pemeliharaan (maintenance schedule)
adalah waktu yang akan digunakan untuk proses perawatan dan perbaikan agar
proses produksi tidak terganggu.
- Kartu riwayat (History card) adalah kartu
yang digunakan agar dapat diketahui keadaan dari suatu peralatan.
- Laporan kerja (Job Report) adalah kartu yang
digunakan untuk mengetahui kerja yang dilakukan terhadap peralatan.
- Spesifikasi kerja (Job Spesification) adalah
langkah-langkah kerja yang dilakukan terhadap peralatan.
- Perbaikan menyeluruh (overhaul) adalah
perbaikan yang dilakukan terhadap peralatan dengan memperhatikan usia dari
bagian mesin yang saatnya harus diganti tanpa memperhatikan itu rusak atau
tidak.
- Waktu nganggur (downtime) adalah waktu mesin
tidak beroperasi.
- Perencanaan Pemeliharaan (Maintenance planning)
adalah pemeliharaan yang akan dilakukan terhadap peralatan.
D. Organisasi
Di dalam pengembangan suatu organisasi untuk diaplikasikan
pada teknik manajemen perawatan mesin, maka sebaiknya dicarikan hal yang dapat
dijadikan suatu acuan, karena takkan ada suatu oragnisasi yang “terbaik”
yang dapat digunakan dalam suatu persoalan di industri.
Beberapa konsep dari organisasi yang
baik mesti didasari pemikiran:
- Adanya
gambaran kerja yang jelas
- Konsistensi kekuasaan untuk itu hindari banyaknya
pembantu dengan tugas yang tidak jelas.
- Kejelasan personal yang terlibat didalamnya.
Diantara bagian
produksi dan pemeliharaan haruslah saling bekerjasama agar organisasi itu dapat
berjalan dengan baik.
Untuk itu lah organisasi di buat dengan
sistem lini dan fungsi. Ini terlihat dari truktur yang terjalin erat antara
hubungan atasan dan bawahan.
Empat unsur organisasi manajemen :
- Direksi Penjual, fungsi utamanya menjamin dari
produk yang dijual.
- Direktur produksi, fungsi utamanya adalah pembelian
dan pengoperasian sarana untuk membuat produk dan memberikan jasa,
memelihara peralatan dan pabrik untuk kelancaran pembuatan produk atau
jasa.
- Direktur pengembangan : Untuk mendesain produk yang
baru agar dapat bertahan dan bersaing dengan produk yang lainnya.
- Direktur keuangan, fungsi utamanya untuk
mengendalian keuangan pabrik.
Dalam kaitannya dengan proses
manufacturing atau penyediaan jasa empat unsur ini hendak saling berhubungan
atau berintegrasi disebabkan agar terjadinya sinergi antara hasil yang didapat
(penjualan) dan pengeluaran (produksi).
F. Prosedur-prosedur dalam organisasi
Kekuatan pokok dalam organisasi adalah
:
- Susunan umum organisasi dari suatu oragnisasi itu
Ini berfungsi
untuk mengetahui tugas dan posisi dari seseorang, agar terlihat penjenjangan
antara satu karyawan dengan yang lainnya.
Susunan
oragnisasi ini nantinya akan terkait dengan urangan pekerjaan yang dibebankan
pada unsur-unsur dalam organisasi.
Uraian
pekerjaan ini sangatlah penting artinya, karena itu hendaknya disusun dalam
bentuk yang jelas dan tidak mendua-arti dan harus merinci kepada siapa dan
untuk siapa pejabat tersebut akan bertanggung jawab, dan apakah fungsi dan
tugas utamanya.
- Siapa-siapa
yang terlibat
Agar organisasi
itu dapat berjalan dengan baik maka hendaknya dalam struktur organisasi itu
telah ditunjuk orang-orang untuk terlibat di dalamnya sesuai dengan
kemampuannya, yang nantinya akan terkait dengan hal komunikasi antar karyawan.
Didalam
organisasi perawatan itu nantinya akan terkait dengan yang namanya hubungan
antara unsur yang terlibat didalam organisasi itu dan hendaknya hubungan yang
terjadi harus lah saling mendukung.
E. Prinsip-prinsip Organisasi
Difinisi,
maksud, lingkup dan hasil-hasil yang diharapkan dari organisasi perawatan
adalah:
- Menurunkan ongkos produksi dan meningkatkan
produktifitas pabrik
- Bahwa pengambilan personal pengawas adalah
didasarkan atas tanggung jawab dan beban’
- Berikan keahlian kepada personal yang akan
dilibatkan di dalam aktifitas produksi.
- Dan bahwa pendekatan secara otomatis dalam keadaan
sedini mungkin menunjukan kebutuhan yang lebih besar dari seni teknik
moderen dan keahlian.
F. Manajer pemeliharaan
Lembaga
Insinyur Pabrik menerbitkan sebuah Brosur Informasi Umum (General Information
Booklet) yang menyusun fungsi dari insinyur pabrik dalam industri sebagaimana
pengendalian manajemen pada mekanisme dan pelayanan produksi yang meliputi:
- Pemeliharaan peralatan tetap dan bergerak.
- Pemilihan, pemeriksaan dan pemeliharaan pelayanan
umum bagi pabrik.
- Pemasangan dan pengetesan mesin dan pelayanan umum.
- Pengendalian anggaran pemeliharaan dan pelayanan
umum.
- Bekerjasama dengan bagian produksi untuk melakukan
pembelian mesin yang diperlukan untuk produksi.
- Pengawasan
terhadap staf.
- Pengawasan terhadap staf dan kegiatan yang
diperlukan untuk pemeliharaan peralatan tetap dan bergerak.
- Pengendalian terhadap operasi peralatan tetap dan
bergerak
- Rancangan pabrik untuk menjamin efisiensi operasi
yang optimum dan penghematan pemeliharaan.
- Penyediaan jasa konsultasi mengenai penggunaan mesin
- Pendidikan dan pelatihan bagi karyawan yang
potensial.
H. Strategi
yang berorientasi kepada tenaga kerja
Hal ini harus
di perhatikan karena ini akan berkaitan dengan effisiensi dari pabrik untuk itu
harus diperhatikan kemampuan dari tenaga kerja yang digunakan.
Dalam pemilihan tenaga kerja dapat
ditempat tenaga kerja dari dalam atau pun dari luar dan untuk itu
kemampuan-kemampuannya harus di lihat dari:
- Jenis dari pekerjaan yang ada.
- Banyaknya
pekerjaan
- Kelayakan dari pekerjaan yang harus diselesaikan.
Bila dirasakan
perlu untuk memakai kontraktor hendaknya kontraktor itu harus memiliki criteria
sebagai berikut:
- Perkiraan biaya, apakah dengan memakai kontraktor
dapat mengurangi biaya pengeluaran dari perusahaan?.
- Kontraktornya
berpengalaman atau tidak?
- Dapat kah kontraktor menyediakan karyawan?
- Adakah pekerjaan itu dapat dikerjakan oleh
kontraktor untuk jangka panjang?
- Kemampuan
dari kontraktor itu.
- Kelayakan dari kontrkartor itu untuk pelayanan jasa.
Fungsi
pokok Manajer pemeliharaan:
- Pemeliharaan
pabrik
- Perencanaan
dan pengendalian pemeliharaan.
- Pelayanan
umum bagi pabrik
- Bengkel
pusat.
- Gudang
pemeliharaan
Bagan organisasi
pada gambar 1 menggambarkan struktur lini dalam pola militer dimana koordinasi
harus lah terstruktur. Diantara bagian produksi dan pemeliharaan haruslah
saling bekerjasama agar organisasi itu dapat berjalan dengan baik. Untuk itu
lah organisasi di buat dengan sistem lini dan fungsi
Contoh kasus:
Manajer pemeliharaan selayaknya
mempunyai tanggung jawab lini melalui supervisor dan foreman kemudian
kepada para pelaksana dilapangan (operator).
Manajer perawatan berhak untuk
menghentikan mesin bila terjadi hal yang tidak diinginkan guna keselamatan si
pengguna (operator mesin).
Pengintegrasian produksi dan penjualan
Pengintegrasian produksi dan penjualan
ini sangatlah penting dikarenakan apabila dicampuradukan maka akan terjadi
tumpang tindih pekerjaan yang nantinya akan berakibat terlambatnya penyelesaian
suatu produk.
Bagan pada gambar 1 di atas mempunyai 4
elemen dasar yaitu:
- Penjualan
: bagian ini bertugas untuk menjual produk hasil dari proses produksi.
- Produksi : bagian ini bertugas untuk menghasilkan
suatu produk yang dapat dijual.
- Pengembangan : bagian ini mempunyai tugas yang
sangat penting agar produk yang dihasilkan dapat bersaing dengan produk
sejenis yang dibuat oleh pesaing.
- Keuangan : bagian ini berfungsi mengendalikan biaya
(cash flow) yang digunakan untuk memproduksi suatu produk.
Hubungan yang harus diperhatikan dalam
suatu organisasi
Didunia industri baik itu jasa maupun
produksi ada suatu ikatan yang harus diperhatikan yaitu hubungan antar manusia
dan manusia. Untuk itu hubungan ini haruslah diperhatikan. Dikarenakan hubungan
manusia dan manusia itu tidak lah semudah yang dibayangkan sebab manusia itu
bersifat dinamis. Maka dari itu butuhkan suatu cara yang disebut dengan uraian
kerja.
Uraian pekerjaan ini sangatlah penting
artinya, karena itu hendaknya disusun dalam bentuk yang jelas dan tidask
mendua-arti.
Uraian ini harus merinci kepada siapa
dan untuk siapa pejabat tersebut akan bertanggung jawab, dan apakah fungsi dan
tugas utamanya.
Seperti telah
diketahui dibagian pengintegrasian tugas dimana pada gambar 1 manajer perawatan
dan perbaikan dapat berkomunikasi dengan baik dengan pekerja yang ada
dilapangan. Untuk itu dalam pelaksanaannya itu manajer perawatan dan perbaikan
hendaknya mempunyai keahlian dalam berkomunikasi yang baik.
Tugas dari manajer perawatan dan
perbaikan
Lembaga Insinyur Pabrik menerbitkan
sebuah Brosur Informasi Umum (General Information Booklet) yang menyusun fungsi
dari insinyur pabrik dalam industri sebagaimana pengendalian manajemen pada
mekanisme dan pelayanan produksi yang meliputi:
1. Pemeliharaan
peralatan tetap dan bergerak.
2. Pemilihan,
pemeriksaan dan pemeliharaan pelayanan umum bagi pabrik.
3. Pemasangan
dan pengetesan mesin dan pelayanan umum.
4. Pengendalian
anggaran pemeliharaan dan pelayanan umum.
5. Bekerjasama
dengan bagian produksi untuk melakukan pembelian mesin yang diperlukan untuk
produksi.
6. Pengawasan terhadap staf.
7. Pengawasan
terhadap staf dan kegiatan yang diperlukan untuk pemeliharaan peralatan tetap
dan bergerak.
8. Pengendalian
terhadap operasi peralatan tetap dan bergerak
9. Rancangan
pabrik untuk menjamin efisiensi operasi yang optimum dan penghematan
pemeliharaan.
10. Penyediaan
jasa konsultasi mengenai penggunaan mesin
11. Pendidikan
dan pelatihan bagi karyawan yang potensial.
Pencarian Alternatif bagian perawatan
dan perbaikan
Alternatif untuk bagian perawatan dan
perbaikan yaitu dengan mencari mitra kerja yang bisanya disebut dengan
kontraktor. Hal ini dilakukan apabila perusahaan merasa biaya perawatan itu
mahal.
Untuk
itu yang perlu diperhatikan perusahaan adalah:
- Perkiraan biaya berapa nilai kontrak biaya bila
menggunakan jasa kontraktor.
- Kontraktornya berpengalaman atau tidak yaitu dengan
melihat pengalaman dari perusahaan dari penyedia jasa kontraktor.
- Dapat kah kontraktor menyediakan karyawan? Yaitu
melihat kemampuan dari kontraktor untuk mengatur pekerja jangan sampai
bila dibutuhkan pekerja tidak cukup
- Adakah pekerjaan itu dapat dikerjakan oleh
kontraktor untuk jangka panjang? Yaitu dengan jalan melihat laporan
keuangan dari kontraktor itu, hal ini bila keuangan yang pas-pasan maka
dapat dipasti bahwa keberlangsung kerja dapat terganggu.
- Kemampuan dari kontraktor itu : hal ini hamper sama
dengan point 3 dan 4.
- Kelayakan dari kontraktor itu untuk pelayanan jasa
yaitu dengan melihat data-data yang ada pada perusahan jasa kontraktor
seperti sertifikat-sertifikat yang ada pada kontraktor itu