Makalah Organisasi Manajemen Perawatan

Tugas Manajemen Perawatan

“Organisasi Manajemen Perrawatan”

 

 Disusun Oleh :

  

Disusun Oleh:

Edy Muchsin Saputro             4125111066

TEKNIK INDUSTRI

UNIVERSITAS TEKNOLOGI YOGYAKARTA

2014

A. Pentingnya bagian Perawatan:

Dalam suatu perusahaan baik kecil maupun besar memerlukan suatu bagian perawatan, baik itu industri manufaktur maupun industri jasa. Produk yang dibuat industri harus mempunyai hal-hal berikut:

• Kualitas baik

• Harga pantas

• Di produksi dan diserahkan ke konsumen dalam waktu yang cepat.

Oleh karena itu proses produksi harus didukung oleh peralatan yang siap bekerja setiap saat dan handal. Untuk mencapai hal itu maka peralatan-peralatan penunjang proses produksi ini harus selalu dilakukan perawatan yang teratur dan terencana..

Hal yang perlu di perhatikan adalah struktur organisasi dalam perusahaan itu, dimana bagian perawatan akan di tempatkan dalam struktur perusahaaan itu yang akan tergantung dari perusahaan/pemilik modal.

B. Tujuan pemeliharaan yang dapat didefinisikan dengan jelas sebagai berikut:

1. Untuk memperpanjang usia kegunaan asset (yaitu setiap bagian dari suatu tempat kerja, bangunan dan isinya.
2. Untuk menjamin ketersediaan optimum peralatan yang dipasang untuk produksi atau jasa dan mendapatkan laba investasi (return of investment) maksimum mungkin.
3. Untuk menjamin kesiapan operasional dari keseluruhan peralatan pabrik.
4. Untuk menjamin keselamatan orang yang menggunakan peralatan itu.

C. Istilah-istilah:

• Pemeliharaan (maintenance) adalah suatu cara yang digunakan untuk memperpanjang usia dari suatu peralatan sehingga usia pakainya dapat mencapai maksimal.
• Pemeliharaan darurat (emergency maintenance) adalah cara yang digunakan untuk mengatasi suatu masalah yang terjadi pada peralatan yang terjadi secara tiba-tiba tanpa terduga.
• Pemeliharaan terencana (planned maintenance) adalah cara yang digunakan untuk melakukan perawatan dimana jadwl dari perawatan sesuai dengan apa yang dikehendaki.
• Rusak (breakdown) adalah suatu keadaan dimana peralatan tidak dapat beriperasi seuai dengan keinginan sipengguna.
• Pemeliharaan korektif (corrective maintenance) adalah perawatan yang dilakukan dengan cara mengecek keadaan dari suatu mesin.
• Pemeliharaan pencegahaan (preventive maintenance) adalah perawatan yang dilakukan sebelum terjadi kerusakan.
• Pemeliharaan jalan (running maintenance) adalah perawatan dengan jalan melihat keadaan mesin sedang digunakan dan bila terjadi kejangalan maka langsung dilakukan perbaikan tak harus mengganggu proses produksi.
• Pemeliharaan berhenti (Shutdown maintenance) adalah perawatan atau perbaikan dimana peralatan dikondisikan tidak dapat dioperasikan.
• Daftar inventaris pabrik (Plant inventory) adalah data keadaan peralatan yang ada di pabrik.
• Program pemeliharaan (maintenance program) adalah program yang digunakan untuk melakukan perawatan dan perbaikan dari peralatan.
• Jadwal pemeliharaan (maintenance schedule) adalah waktu yang akan digunakan untuk proses perawatan dan perbaikan agar proses produksi tidak terganggu.
• Kartu riwayat (History card) adalah kartu yang digunakan agar dapat diketahui keadaan dari suatu peralatan.
• Laporan kerja (Job Report) adalah kartu yang digunakan untuk mengetahui kerja yang dilakukan terhadap peralatan.
• Spesifikasi kerja (Job Spesification) adalah langkah-langkah kerja yang dilakukan terhadap peralatan.
• Perbaikan menyeluruh (overhaul) adalah perbaikan yang dilakukan terhadap peralatan dengan memperhatikan usia dari bagian mesin yang saatnya harus diganti tanpa memperhatikan itu rusak atau tidak.
• Waktu nganggur (downtime) adalah waktu mesin tidak beroperasi.
• Perencanaan Pemeliharaan (Maintenance planning) adalah pemeliharaan yang akan dilakukan terhadap peralatan.

D. Organisasi

Di dalam pengembangan suatu organisasi untuk diaplikasikan pada teknik manajemen perawatan mesin, maka sebaiknya dicarikan hal yang dapat dijadikan suatu acuan, karena takkan ada suatu oragnisasi yang “terbaik” yang dapat digunakan dalam suatu persoalan di industri.

Beberapa konsep dari organisasi yang baik mesti didasari pemikiran:

1. Adanya gambaran kerja yang jelas
2. Konsistensi kekuasaan untuk itu hindari banyaknya pembantu dengan tugas yang tidak jelas.
3. Kejelasan personal yang terlibat didalamnya.

Diantara bagian produksi dan pemeliharaan haruslah saling bekerjasama agar organisasi itu dapat berjalan dengan baik.

Untuk itu lah organisasi di buat dengan sistem lini dan fungsi. Ini terlihat dari truktur yang terjalin erat antara hubungan atasan dan bawahan.

Empat unsur organisasi manajemen :

1. Direksi Penjual, fungsi utamanya menjamin dari produk yang dijual.
2. Direktur produksi, fungsi utamanya adalah pembelian dan pengoperasian sarana untuk membuat produk dan memberikan jasa, memelihara peralatan dan pabrik untuk kelancaran pembuatan produk atau jasa.
3. Direktur pengembangan : Untuk mendesain produk yang baru agar dapat bertahan dan bersaing dengan produk yang lainnya.
4. Direktur keuangan, fungsi utamanya untuk mengendalian keuangan pabrik.

Dalam kaitannya dengan proses manufacturing atau penyediaan jasa empat unsur ini hendak saling berhubungan atau berintegrasi disebabkan agar terjadinya sinergi antara hasil yang didapat (penjualan) dan pengeluaran (produksi).

F. Prosedur-prosedur dalam organisasi

Kekuatan pokok dalam organisasi adalah :

1. Susunan umum organisasi dari suatu oragnisasi itu

Ini berfungsi untuk mengetahui tugas dan posisi dari seseorang, agar terlihat penjenjangan antara satu karyawan dengan yang lainnya.

Susunan oragnisasi ini nantinya akan terkait dengan urangan pekerjaan yang dibebankan pada unsur-unsur dalam organisasi.

Uraian pekerjaan ini sangatlah penting artinya, karena itu hendaknya disusun dalam bentuk yang jelas dan tidak mendua-arti dan harus merinci kepada siapa dan untuk siapa pejabat tersebut akan bertanggung jawab, dan apakah fungsi dan tugas utamanya.

2. Siapa-siapa yang terlibat

Agar organisasi itu dapat berjalan dengan baik maka hendaknya dalam struktur organisasi itu telah ditunjuk orang-orang untuk terlibat di dalamnya sesuai dengan kemampuannya, yang nantinya akan terkait dengan hal komunikasi antar karyawan.

Didalam organisasi perawatan itu nantinya akan terkait dengan yang namanya hubungan antara unsur yang terlibat didalam organisasi itu dan hendaknya hubungan yang terjadi harus lah saling mendukung.

E. Prinsip-prinsip Organisasi

Difinisi, maksud, lingkup dan hasil-hasil yang diharapkan dari organisasi perawatan adalah:

1. Menurunkan ongkos produksi dan meningkatkan produktifitas pabrik
2. Bahwa pengambilan personal pengawas adalah didasarkan atas tanggung jawab dan beban’
3. Berikan keahlian kepada personal yang akan dilibatkan di dalam aktifitas produksi.
4. Dan bahwa pendekatan secara otomatis dalam keadaan sedini mungkin menunjukan kebutuhan yang lebih besar dari seni teknik moderen dan keahlian.

F. Manajer pemeliharaan

Lembaga Insinyur Pabrik menerbitkan sebuah Brosur Informasi Umum (General Information Booklet) yang menyusun fungsi dari insinyur pabrik dalam industri sebagaimana pengendalian manajemen pada mekanisme dan pelayanan produksi yang meliputi:

1. Pemeliharaan peralatan tetap dan bergerak.
2. Pemilihan, pemeriksaan dan pemeliharaan pelayanan umum bagi pabrik.
3. Pemasangan dan pengetesan mesin dan pelayanan umum.
4. Pengendalian anggaran pemeliharaan dan pelayanan umum.
5. Bekerjasama dengan bagian produksi untuk melakukan pembelian mesin yang diperlukan untuk produksi.
6. Pengawasan terhadap staf.
7. Pengawasan terhadap staf dan kegiatan yang diperlukan untuk pemeliharaan peralatan tetap dan bergerak.
8. Pengendalian terhadap operasi peralatan tetap dan bergerak
9. Rancangan pabrik untuk menjamin efisiensi operasi yang optimum dan penghematan pemeliharaan.
10. Penyediaan jasa konsultasi mengenai penggunaan mesin
11. Pendidikan dan pelatihan bagi karyawan yang potensial.

H. Strategi yang berorientasi kepada tenaga kerja

Hal ini harus di perhatikan karena ini akan berkaitan dengan effisiensi dari pabrik untuk itu harus diperhatikan kemampuan dari tenaga kerja yang digunakan.

Dalam pemilihan tenaga kerja dapat ditempat tenaga kerja dari dalam atau pun dari luar dan untuk itu kemampuan-kemampuannya harus di lihat dari:

1. Jenis dari pekerjaan yang ada.
2. Banyaknya pekerjaan
3. Kelayakan dari pekerjaan yang harus diselesaikan.

Bila dirasakan perlu untuk memakai kontraktor hendaknya kontraktor itu harus memiliki criteria sebagai berikut:

1. Perkiraan biaya, apakah dengan memakai kontraktor dapat mengurangi biaya pengeluaran dari perusahaan?.
2. Kontraktornya berpengalaman atau tidak?
3. Dapat kah kontraktor menyediakan karyawan?
4. Adakah pekerjaan itu dapat dikerjakan oleh kontraktor untuk jangka panjang?
5. Kemampuan dari kontraktor itu.
6. Kelayakan dari kontrkartor itu untuk pelayanan jasa.

Fungsi pokok Manajer pemeliharaan:

1. Pemeliharaan pabrik
2. Perencanaan dan pengendalian pemeliharaan.
3. Pelayanan umum bagi pabrik
4. Bengkel pusat.
5. Gudang pemeliharaan

Bagan organisasi pada gambar 1 menggambarkan struktur lini dalam pola militer dimana koordinasi harus lah terstruktur. Diantara bagian produksi dan pemeliharaan haruslah saling bekerjasama agar organisasi itu dapat berjalan dengan baik. Untuk itu lah organisasi di buat dengan sistem lini dan fungsi

Contoh kasus:

Manajer pemeliharaan selayaknya mempunyai tanggung jawab lini melalui supervisor dan foreman kemudian kepada para pelaksana dilapangan (operator).

Manajer perawatan berhak untuk menghentikan mesin bila terjadi hal yang tidak diinginkan guna keselamatan si pengguna (operator mesin).

Pengintegrasian produksi dan penjualan

Pengintegrasian produksi dan penjualan ini sangatlah penting dikarenakan apabila dicampuradukan maka akan terjadi tumpang tindih pekerjaan yang nantinya akan berakibat terlambatnya penyelesaian suatu produk.

Bagan pada gambar 1 di atas mempunyai 4 elemen dasar yaitu:

1. Penjualan : bagian ini bertugas untuk menjual produk hasil dari proses produksi.
2. Produksi : bagian ini bertugas untuk menghasilkan suatu produk yang dapat dijual.
3. Pengembangan : bagian ini mempunyai tugas yang sangat penting agar produk yang dihasilkan dapat bersaing dengan produk sejenis yang dibuat oleh pesaing.
4. Keuangan : bagian ini berfungsi mengendalikan biaya (cash flow) yang digunakan untuk memproduksi suatu produk.

Hubungan yang harus diperhatikan dalam suatu organisasi

Didunia industri baik itu jasa maupun produksi ada suatu ikatan yang harus diperhatikan yaitu hubungan antar manusia dan manusia. Untuk itu hubungan ini haruslah diperhatikan. Dikarenakan hubungan manusia dan manusia itu tidak lah semudah yang dibayangkan sebab manusia itu bersifat dinamis. Maka dari itu butuhkan suatu cara yang disebut dengan uraian kerja.

Uraian pekerjaan ini sangatlah penting artinya, karena itu hendaknya disusun dalam bentuk yang jelas dan tidask mendua-arti.

Uraian ini harus merinci kepada siapa dan untuk siapa pejabat tersebut akan bertanggung jawab, dan apakah fungsi dan tugas utamanya.

Seperti telah diketahui dibagian pengintegrasian tugas dimana pada gambar 1 manajer perawatan dan perbaikan dapat berkomunikasi dengan baik dengan pekerja yang ada dilapangan. Untuk itu dalam pelaksanaannya itu manajer perawatan dan perbaikan hendaknya mempunyai keahlian dalam berkomunikasi yang baik.

Tugas dari manajer perawatan dan perbaikan

Lembaga Insinyur Pabrik menerbitkan sebuah Brosur Informasi Umum (General Information Booklet) yang menyusun fungsi dari insinyur pabrik dalam industri sebagaimana pengendalian manajemen pada mekanisme dan pelayanan produksi yang meliputi:

1. Pemeliharaan peralatan tetap dan bergerak.

2. Pemilihan, pemeriksaan dan pemeliharaan pelayanan umum bagi pabrik.

3. Pemasangan dan pengetesan mesin dan pelayanan umum.

4. Pengendalian anggaran pemeliharaan dan pelayanan umum.

5. Bekerjasama dengan bagian produksi untuk melakukan pembelian mesin yang diperlukan untuk produksi.

6. Pengawasan terhadap staf.

7. Pengawasan terhadap staf dan kegiatan yang diperlukan untuk pemeliharaan peralatan tetap dan bergerak.

8. Pengendalian terhadap operasi peralatan tetap dan bergerak

9. Rancangan pabrik untuk menjamin efisiensi operasi yang optimum dan penghematan pemeliharaan.

10. Penyediaan jasa konsultasi mengenai penggunaan mesin

11. Pendidikan dan pelatihan bagi karyawan yang potensial.

Pencarian Alternatif bagian perawatan dan perbaikan

Alternatif untuk bagian perawatan dan perbaikan yaitu dengan mencari mitra kerja yang bisanya disebut dengan kontraktor. Hal ini dilakukan apabila perusahaan merasa biaya perawatan itu mahal.

Untuk itu yang perlu diperhatikan perusahaan adalah:

1. Perkiraan biaya berapa nilai kontrak biaya bila menggunakan jasa kontraktor.
2. Kontraktornya berpengalaman atau tidak yaitu dengan melihat pengalaman dari perusahaan dari penyedia jasa kontraktor.
3. Dapat kah kontraktor menyediakan karyawan? Yaitu melihat kemampuan dari kontraktor untuk mengatur pekerja jangan sampai bila dibutuhkan pekerja tidak cukup
4. Adakah pekerjaan itu dapat dikerjakan oleh kontraktor untuk jangka panjang? Yaitu dengan jalan melihat laporan keuangan dari kontraktor itu, hal ini bila keuangan yang pas-pasan maka dapat dipasti bahwa keberlangsung kerja dapat terganggu.
5. Kemampuan dari kontraktor itu : hal ini hamper sama dengan point 3 dan 4.
6. Kelayakan dari kontraktor itu untuk pelayanan jasa yaitu dengan melihat data-data yang ada pada perusahan jasa kontraktor seperti sertifikat-sertifikat yang ada pada kontraktor itu